Flujo de trabajo diario
Autor: admin
Publicado el septiembre 11, 2011 Comentarios desactivados
La rutina es nuestro mejor aliado para incrementar la productividad. En GTD es muy importante crear tus propias rutinas y seguirlas día a día.
Aquí os pongo mi rutina de trabajo diaria con EasyGTD durante toda mi jornada de trabajo (los tiempos que me marco son orientativos):
1. Revisar agenda de objetivos [ 5' ]:
Tengo una agenda de objetivos en la cual escribo aquellos cambios que quiero realizar en mi vida para que se conviertan en hábitos. Algunos ejemplos de objetivos que he seguido son: “Lograr dormir 8 horas diarias durante 30 días”, “Levantarme a las 8am todos los días incluidos fines de semana durante 30 días”, “Mantener todos mis INBOX vacíos durante 30 días”.
El procedimiento para crear hábitos es un tema interesante que comentaré más adelante. Ser capaz de repetir un comportamiento durante 30 días sin excepciones es clave para ello.
Respecto a este punto, diariamente lo primero que hago es revisar los objetivos específicos que me he puesto. Actualizo el seguimiento de los objetivos y escribo en el INBOX las acciones necesarias relacionadas si hay alguna nueva. También todos los días vuelvo a leer el beneficio que obtendré de cada de objetivo que me he puesto a modo de refuerzo.
2. revisar calendario [ 5' ]
Reviso el calendario para ver si tengo citas pendientes o tareas que solamente puedo hacer en ese día específico.
3. revisar Outbox [ 5' ]
Reviso mi bandeja de salida y veo si puedo entregar lo que tengo pendiente.
4. Realizar las tareas para hoy [ 30' ]
Realizo las tareas que tengo marcadas para hoy. Si están en esta vista es que vencen hoy.
5. ASAP-must [ 30' ]
Realizo las tareas marcadas como “hacer cuanto antes” con prioridad máxima.
6. ASAP[ 60' ]
Realizo las tareas marcadas como “hacer cuanto antes” durante una hora. En general aquí reviso, Llamadas, emails y resto de tareas en este orden.
7. Preprocesar e-mail [ 20' ]
Pre-proceso cada e-mail. La mayoría van a la papelera o al archivo, los que en una lectura muy rápida requieren hacer algo, los envío al INBOX de EasyGTD.
Si alguno lo puedo responder en 2 minutos, lo respondo y lo archivo.
8. Procesar INBOX [ 40' ]
Dejar a cero todas las bandejas de entrada al menos una vez al día.
9. Delegadas [ 30' ]
Reviso todas las acciones delegadas a otras personas y veo si tengo que hacer seguimiento de ellas.
10. ASAP resto [ 60' ]
Dedico otra hora a acciones a hacer cuanto antes.
11. Preprocesar e-mail [ 10' ]
Por la tarde vuelvo a pre-procesar el e-mail por segunda y última vez en el día.
12. Procesar INBOX [ 20' ]
Vuelvo a procesar el INBOX con los temas nuevos que hayan entrado durante el día.
13. ASAP [ 60' ]
Trabajo otra hora en temas a hacer cuanto antes.
Es importante comentar que cada persona debe ser capaz de construirse su propia rutina diaria en función de su realidad. Habrá personas que necesiten revisar el correo más a menudo o personas que no tengan tareas urgentes. Lo importante es ser capaz de conocer cuál es tu realidad y modelar una rutina diaria para extraer lo mejor de ti.